Выполнение любых хозяйственных операций в организации требует заполнение особых бланков отчетности – первичных бухгалтерских документов. Именно они служат подтверждением того, что операция была проведена.
Оформление первичных бухгалтерских документов – важная составляющая бухучета на любом предприятии. Именно от корректности их заполнения зависит, возникнут ли в дальнейшем у организации проблемы с контролирующими органами. Поэтому необходимо проявлять особое внимание и точность при заполнении, а также следить за наличием подтверждающих подписей и печатей на документах.
Все бланки первичной бухгалтерии можно разделить на типовые, и составленные в свободной форме. Унифицированные бланки составляются Госкомстатом России. В них указан обязательный набор реквизитов, внести дополнения в который возможно лишь после соответствующего приказа руководителя организации. Удалять из такой формы реквизиты запрещено.
Если для какого-либо вида операций не утверждена унифицированная форма, организация может составить ее самостоятельно с учетом обязательных реквизитов.
Какие реквизиты должны быть указаны в первичных бухгалтерских документах:
- наименование документа и организации;
- реквизиты организации;
- номер документа и дата его составления;
- описание хозяйственной операции;
- количественные и денежные показатели;
- печати и подписи с обеих сторон.
Вносить исправление в первичные бухгалтерские документы разрешается лишь с добавлением соответствующей записи в документ: «исправлено и согласовано с лицами, составившими бланк». Также при этом необходимо указать дату исправлений и поставить подпись.
Формы, касающиеся денежных расчетов, исправлять запрещено. В случаях, если информация в бланке указана неверно, он уничтожается, и составляется новый документ.
Кто может подписывать первичные бухгалтерские документы
Правом подписи подобных документов обладают лишь некоторые сотрудники организации. В этот круг входит руководить организации, а также другие сотрудники, чье право подтверждено соответствующей доверенностью. При этом если документ подписывает руководитель, на него ставится круглая печать. В иных ситуациях необходимо указать номер и дату доверенности, на основании которой другое лицо подписывает бланк.
Обработка первичной бухгалтерской документации
Обработка данного вида документов включает проверку корректности его заполнения и регистрацию в соответствующем журнале. Зарегистрированный бланк подшивается в папку с аналогичными документами и отправляется на хранение до тех пор, пока срок хранения не истечет и документация не будет перенаправлена в архив. Сроки хранения различных документов указаны в соответствующем федеральном законе «Об архивном деле».
